Nossa Via

O acelerado crescimento das redes sociais, como LinkedIn, Plaxo, Orkut, Facebook e Via6, está realmente mudando ou substituindo as práticas tradicionais de relacionamentos? Qual o futuro, ou não há mais lugar, para o circulo dos velhos camaradas e contatos cultivados na escola, no trabalho e nos momentos de lazer? A possibilidade agregar milhares de contatos virtuais, ou “amigos” como são chamados em alguns sites, não estaria criando uma ilusão de relacionamentos que, na verdade, seriam extremamente superficiais e voláteis? A quantidade e a diversidade têm algum valor?

Muitas perguntas e, por enquanto, poucas respostas. Tenho participado de várias destas redes, numa tentativa de conhecer e explorar suas reais possibilidades. Até o momento, minhas conclusões são:

A rede virtual não é um substituto da rede real

Alguns profissionais que têm usado com sucesso as redes de relacionamentos virtuais tiveram como ponto de partida uma grande e bem cultivada rede de relacionamentos reais. Esta rede real serviu como base para criação e ampliação da rede virtual, que eles a usam com inteligência para dar dinamismo aos seus relacionamentos e manter seus contatos sempre atualizados. A rede virtual permite a divulgação de suas atividades numa velocidade e amplitude inconcebíveis há poucos anos.

Quantidade e diversidade de contatos podem ter valor

Tudo depende de seus interesses e propósitos. Se seu objetivo for promover o intercâmbio de idéias e conhecimentos sobre determinado tema, a rede oferece uma imensa e valiosa gama de pontos de vista, casos reais e experiências interessantes. Vale a pena se você tiver algum valor a oferecer, pois a rede é uma via de duas mãos. Mais do que nunca se aplica o ditado “ÿ dando que se recebe”.

Se seu propósito for promover e ampliar seu negócio, eu lhe faço uma pergunta: Quais profissionais de sua rede virtual você conhece o suficiente para contratar ou recomendar seus serviços? Neste momento, o desafio da credibilidade é o mesmo dos relacionamentos reais. O que conta não está na tela do monitor: as habilidades, a conduta e o desempenho na realização de compromissos.

O maior valor está em você

O valor que você tira de sua rede de relacionamentos é diretamente proporcional ao valor que você agrega a ela. Para colher bons frutos, semeie boas sementes. Pense numa árvore em que você é o tronco e os galhos seus relacionamentos. Quanto maior a copa, mais profundas devem ser raízes para nutrir os galhos. As raízes representam seus conhecimentos e habilidades que sustentam e dão vigor aos seus relacionamentos virtuais ou reais.

O que você pensa sobre as redes de relacionamentos? Quais e como você as tem usado? Convido-o a compartilhar suas opiniões sobre este assunto.

Tive a oportunidade de assistir Rudolph Giuliani no Brasil, em 2005. Sua palestra foi, certamente, a mais concorrida da Expomagement daquele ano. O ex-prefeito de Nova York relatou, com base na sua experiência de vida, o que é ser um líder e como um líder deve responder em momentos de turbulência. A autoridade do apresentador sobre o assunto é atestada pela forma como conduziu a crise em Nova York após o atentado das torres gêmeas, em 11 de setembro de 2001.

A primeira frase de Giuliani dividiu opiniões: líderes se formam, não nascem feitos. Muitas pessoas ainda acreditam que a liderança é um fator nato, que os líderes já nascem como tal. Segundo Giuliani, a formação de um líder é diretamente influenciada pelos fatores externos ao líder, como a sua formação escolar, o exemplo de seus pais, sua educação doméstica e a sua experiência profissional.

Rudolph Giuliani elenca sete princípios que, segundo ele, são essenciais para a tônica da liderança.

O primeiro princípio é ter uma visão, ?saber o que você acredita; saber quem você é?. O líder deve conhecer a sua essência, saber o que ele próprio representa. Nós lideramos através de idéias, através de uma visão clara e de princípios bem estabelecidos. ÿ a partir da visão do líder que os demais irão segui-lo - ou não. Giuliani ressalta que essa visão deve ser inspiradora e ? importante ? deve ser de longo prazo.

As atitudes de um líder devem ser pautadas em metas e objetivos coerentes com a sua visão. Além disso, Giuliani aponta para a importância de ser fiel às suas idéias, mesmo que isso signifique resistir a opiniões divergentes: ?um líder deve poder olhar para o futuro e resistir às opiniões contrárias?.

O segundo princípio de liderança aponta para a necessidade de ser otimista. Não um otimismo que signifique alijar-se da realidade e não enxergar os problemas, mas no sentido de ter uma postura positiva, encarar os problemas de frente e apontar as soluções para superá-los. O líder é alguém que enxerga as adversidades como um desafio à sua inteligência e capacidade.

Ainda nesse tópico, Rudolph Giuliani relatou que as pessoas seguem esperança, sonhos e a realização desse s sonhos. Quem soluciona problemas atrai as pessoas, em qualquer sociedade. Logicamente, às vezes seguimos as pessoas erradas. Nesse ponto, Giuliani aponta para a necessidade de um líder ser norteado pela moral e pela ética, empreendendo sempre ações corretas.

Em terceiro lugar, um líder deve ter coragem. Coragem não significa a ausência de medo, mas a capacidade de lidar com o medo e de assumir riscos, inspirando as pessoas a seguirem o seu exemplo. Giuliani conta que sempre é abordado com a seguinte questão: ?devemos ter medo de outro ataque terrorista??. Sua resposta é sempre a mesma: ?Sim, nós devemos. A grande questão é o que fazer com esse medo?.

Conforme o ex-prefeito de Nova York, o medo tem um aspecto positivo: quando bem gerenciado, estimula as pessoas a se preparem. O quarto princípio de liderança, portanto, é preparar-se. Segundo Giuliani, devemos procurar antever todas as possibilidades de revezes ? isso na administração de um negócio, de uma cidade ou de um país. O treinamento nos prepara, inclusive, para eventos inesperados que não estavam previstos em nosso planejamento inicial. Parte de um líder é preparar-se para o pior.

O quinto princípio diz a respeito da importância do trabalho em equipe. Os líderes precisam ser lembrados que ninguém consegue nada sozinho. Ele deve encontrar pessoas que compensem seus pontos fracos, deve equilibrar forças e fraquezas. Nenhuma pessoa é capaz de reunir todas as habilidades que uma organização precisa. Uma de suas qualidades, segundo o próprio, é ter um rápido poder de decisão. ?Tomo decisões de forma muito rápida. Isso é bom em situações de emergência, mas não tão bom em situações normais. Procuro me cercar de pessoas que me desaceleram. Eles dizem: ?pense mais um pouco, você tem mais tempo, não precisa decidir agora??.

O sexto princípio de Giuliani é sobre a importância da comunicação. Um líder deve saber transmitir suas idéias às mentes e corações das pessoas. Comunicar é algo simples: consiste apenas em falar com pessoas e entender que só conseguimos as coisas através dos outros.

Por fim, o sétimo e último princípio complementa o anterior: é preciso amar as pessoas. Um verdadeiro líder ama as pessoas que estão sob sua responsabilidade. ÿ normal líderes de grandes organizações e de grandes cidades passarem a enxergar apenas números e estatísticas. Não devemos cair nesse erro. Apenas o amor sincero pelas pessoas conquistará o seu apoio e confiança. O líder precisa estar presente quando as pessoas precisam. Como diz Giuliani: ir a casamentos é opcional, mas ir a funerais é obrigatório, pois é lá que as pessoas mais precisam de nossa presença.

Com o emprego de recursos visuais adequados e de boa qualidade, você pode conquistar o interesse de seus ouvintes, controlar a atenção e fortalecer a sua capacidade de persuasão. Recursos visuais pobres podem destruir a sua apresentação, passando a impressão de falta de cuidado e de pouco domínio do assunto.

Utilizando técnicas e ferramentas de comunicação visual apropriadas, você conseguirá:

• Aumentar a participação da audiência.
• Melhorar a compreensão da sua mensagem.
• Aumentar a retenção do que foi apresentado.
• Explicitar fatos e conceitos complexos.
• Reforçar pontos chaves.
• Causar impacto e prender a atenção.
• Transmitir uma imagem profissional.

Usadas de forma inadequada, as mesmas ferramentas podem aborrecer, alienar e confundir seus ouvintes e inibir a comunicação, afetando sua imagem e credibilidade.

Entre todas as ferramentas disponíveis, o PowerPoint é a mais utilizada. Em 2002, a Microsoft estimou que são realizadas mais de 30 milhões de apresentações por dia usando o PowerPoint. Deveria ser uma ferramenta melhor utilizada, mas é decepcionante constatar que muitos não sabem usar corretamente esta poderosa ferramenta e como isto afeta negativamente a boa vontade e a atenção da audiência.

Em pesquisa realizada em 2003, David Paradi (Guide to PowerPoint, Prentice Hall) perguntou a 159 pessoas de vários países sobre as três coisas que mais as aborreciam nas apresentações com o PowerPoint. O quadro a seguir mostra as percentagens de pessoas que citaram as coisas mais irritantes:

42% dos pesquisados informaram que mais de 40% das apresentações contêm alguns destes elementos irritantes. Apreende-se desta pesquisa que o PowerPoint tem sido mal utilizado, e que os palestrantes precisam aprimorar o emprego desta ferramenta e se preparem melhor para suas apresentações. Está claro que a maior fonte de irritação está no texto e na maneira como o palestrante apresenta suas informações. Os slides do PowerPoint são os elementos de apoio à mensagem e não de substituição do palestrante, e nem de servirem como uma apostila detalhada.

Alguns pontos importantes a serem considerados na preparação de seus slides:

O PowerPoint não é um processador de texto.

ÿ importante que o orador monte seus slides com textos relevantes, curtos e legíveis, e os complemente com sua fala. Simplesmente sobrecarregar os slides e lê-los irrita a audiência e prejudica enormemente sua mensagem e sua capacidade de persuasão. Uma apresentação não é uma leitura de textos, mas uma explanação de coisas que estão acima e além do que está nos slides. De outra forma, seria mais confortável e prático que as pessoas lessem os slides em casa ou no escritório.

O texto é a parte mais importante de sua apresentação

Além de cuidar que seu texto seja curto e relevante, assegure-se de que seja legível. Alguns pontos a observar:

• Use, no máximo, dois tipos de letras (fontes).
• Use tipos de letras simples e de fácil leitura, como Arial, Tahoma e Verdana.
• Use letras grandes e legíveis. Para a maioria das situações 18 pontos é o menor tamanho recomendado. Considere a distância máxima e o tamanho da tela.
• Realce idéias importantes com negrito, itálico, sublinhado e cores, mas sem exageros.
• Utilize, no máximo, seis linhas de texto por slide.
• Erros gramaticais e de digitação são inaceitáveis. Confira duas vezes e depois solicite que alguém faça uma conferência final.
• Use contraste de cores para realçar o texto e melhorar a visibilidade e a legibilidade.

Não abuse de marcadores (bullets)

Os marcadores são ótimos para separar e ressaltar os vários conceitos contidos num slide. No entanto, a seqüência de vários slides compostos somente de textos e marcadores pode se tornar enfadonha. Use imagens (figuras, gráficos, fotos, etc.) em lugar de alguns dos textos com marcadores e fale sobre os conceitos representados. Explore o poder das imagens para chamarem a atenção, despertarem a curiosidade, aguçarem o interesse e expressarem idéias.

Equilibre e harmonize os elementos do slide

Exageros no uso de textos, gráficos e filmes podem levar a resultados negativos. Equilibre e harmonize o uso destes recursos. Use o texto para que a audiência entenda e acompanhe o que está sendo falado; use gráficos e multimídia para adicionar tempero ao seu texto.

Quando conversamos, nós esperamos que as outras pessoas observem certas regras de comportamento. O mesmo acontece com o uso do e-mail. Infelizmente, algumas pessoas ignoram muitas das boas práticas da comunicação online. Eis alguns pontos que você deve observar para o uso do e-mail com elegância e eficácia.

1. Curto, direto e de fácil leitura.

Mantenha seus e-mails curtos, indo direto ao assunto. Tente abordar um único assunto por mensagem. Se for necessário um texto longo, divida-o em parágrafos separados por espaços em branco. Isto facilita a leitura e permite que o leitor escaneie o texto e tenha uma idéia geral da mensagem.

Use uma linguagem simples, sem gírias e sem abreviações que somente uns poucos iniciados conhecem.

2. Use o “Assunto” com inteligência

Use o campo “Assunto” para conquistar a atenção do leitor. ÿ a primeira coisa que ele lê e que o leva a decidir se vai ler sua mensagem de imediato, deixar para mais tarde, ou mesmo ignorá-la. Assegure-se que o título seja claro e descritivo; ao invés de escrever “Reunião hoje”, escreva “Reunião hoje para aprovação do orçamento”.

3. Evite enviar o e-mail para várias pessoas sem necessidade

Copiar a mensagem para muitas pessoas sem necessidade pode resultar que elas passem a ignorá-las. Elas estão sobrecarregadas com mensagens e se irritam por perderem tempo com e-mails inúteis. Inclua somente as pessoas que têm que tomar uma ação ou que precisam se manter informadas sobre o assunto. Deixe bem claro o que você espera de cada um. Coloque no “Para” as pessoas às quais você solicita uma decisão, uma ação ou uma informação; coloque no “Cópia” aquelas que devem simplesmente tomar conhecimento.

4. Não divulgue e-mails de seus contatos sem autorização

Assim como você não fornece os telefones de seus amigos para terceiros, você deve fazer o mesmo com os e-mails. Use a cópia oculta, o CCO ou o BCC (Blind Carbon Copy), para enviar mensagens para um grupo de pessoas que não se conhecem. Embora mais trabalhosa, considere a opção de enviar mensagens separadas.

5. Prudência e boas maneiras

A comunicação verbal, seja cara a cara, seja por telefone, oferece sempre a possibilidade de mostrar seus verdadeiros sentimentos e emoções e de reformular o conteúdo e o seu tom, caso perceba uma reação negativa ou equivocada. A comunicação escrita não tem esta flexibilidade e o e-mail combina algumas das suas piores características. Você pode responder um e-mail imediatamente sem tempo para reflexão e causar um enorme estrago nos seus relacionamentos. Um e-mail inflamado e grosseiro fica na tela, sendo lembrado a todo o momento.

Quando ficar furioso ou ofendido com um e-mail, pense bem antes de respondê-lo. Deixe para relê-lo com calma mais tarde, pois pode ser que você esteja exagerando sua interpretação sobre as intenções do emissor. Saia de sua sala e vá tomar um cafezinho ou fazer um lanche; deixe a resposta para o dia seguinte. Pense seriamente na opção de uma conversa franca para esclarecer os motivos do mal entendido.

6. Cortesia e elegância

Não abuse no uso de LETRAS MAIÿSCULAS, que podem ser interpretadas como um grito, uma agressão. Além disso, as letras maiúsculas tornam a leitura monótona e difícil.

7. Anexos

Não anexe arquivos sem necessidade. Sendo necessário, verifique se o destinatário consegue abrir o formato de arquivo que você usa. Por medida de segurança e para evitar a transmissão de vírus, converta seus arquivos para o formato PDF. Há diversos serviços gratuitos de conversão de arquivos do Word, PowerPoint e Excel para o formato PDF. Faça uma pesquisa na internet para encontrar os conversores para PDF (termos de pesquisa: “PDF converter”, “Word pdf converter”, “online pdf converter” ou similares).

O destinatário pode receber o tamanho de arquivo que você está enviando? Há também serviços gratuitos para transmissão de grandes arquivos. Com pequenas variações, funcionam da seguinte forma:

a) Você faz o upload de cópia do arquivo para o site do serviço.

b) Eles fornecem o endereço do arquivo.

c) Você transmite o link do arquivo para o destinatário por e-mail.

d) O destinatário clica no link e baixa o arquivo.

Faça uma pesquisa na internet para selecionar um serviço de transmissão de grandes arquivos, usando o termo de pesquisa “how to send large files” ou equivalente.

Por prudência, não use estes serviços para documentos confidenciais ou sigilosos. Embora muitos deles já tenham uma boa reputação, um pouco de cautela nunca é demais.

8. Não abuse de URGENTE ou Alta Prioridade

Se você prioriza tudo, você acaba não priorizando nada e perdendo a credibilidade. Se sua mensagem for realmente importante, use o telefone ou envie um e-mail normal e reforce a importância de sua mensagem pelo telefone ou pessoalmente.

9. Verifique a ortografia e a gramática

Antes de enviar, leia cuidadosamente sua mensagem. Use os recursos de autocorreção de textos. Os pequenos erros de redação podem causar sérios danos a sua imagem profissional.

10. Quando não usar o e-mail

Em algumas situações o e-mail não é o instrumento de comunicação mais apropriado. Não use o e-mail quando:

a) Você puder dar alguns poucos passos e conversar com a outra pessoa.

b) O assunto for complexo, confidencial ou delicado.

c) Você se sentir furioso, ofendido ou ameaçado.

d) Estiver em dúvida sobre quem é o responsável pela ação. Uma mensagem mal endereçada pode causar aborrecimentos.

e) Puder resolver rapidamente pelo telefone.

Lendo o livro “Guia Valor Econômico de Desenvolvimento Profissional” (muito bom por sinal) me deparei com uma lista de características e habilidades que são desejáveis em um bom líder. Achei muito interessante e resolvi transcrever as características para vocês. Veja abaixo, separadas por categorias.

Personalidade

• Coragem
  Conduz a equipe com segurança. Não tem medo de enfrentar as tormentas do mercado.
• Perseverança
  Não gosta de deixar projetos inacabados.
• Entusiasmo
  Sua paixão pelo trabalho e a forma como defende a empresa inspiram as pessoas.
• Bom-humor
  Cria uma atmosfera de trabalho descontraída, mesmo quando incentiva a competição e busca resultados.
• ÿtica
  ÿ o exemplo de conduta seguido na companhia.

Vida pessoal

• Informação
  Sabe filtrar o que realmente interessa. Conhece o setor profundamente.
• Finanças
  Tem uma boa base em matemática financeira.
• Reciclagem
  Mantém-se atualizado, freqüenta cursos e palestras.

Características gerenciais

• Resultados
  Obtém o melhor desempenho no setor.
• Metas
  Tem foco, objetivos e estratégias definidas.
• Visão
  Dirige a empresa para o futuro e percebe as melhores oportunidades do mercado.
• Pé no chão
  Encara os riscos como desafios. Planeja cada passo da companhia.
• Ousadia
  Não tem medo de ser o primeiro a inovar e apostar numa idéia.

Equipe

• Bom time
  Sabe contratar, gerenciar e energizar a equipe.
• Comunicação
  Comunica-se bem com o mercado, clientes, acionistas e equipe.
• Talentos
  Tem olhos abertos para reconhecer os melhores profissionais.
• Idéias
  Procura boas idéias em toda a empresa.
• Mobilização
  Encoraja o time a sempre se superar.

O brasileiro

• Jogo de cintura
  Tem o poder de se adaptar às rápidas mudanças do mercado.
• Bom de conta
  Sabe administrar bem o dinheiro.
• Flexibilidade
  Pode mudar de rota com facilidade.
• Na marra
  Funciona bem sob pressão.
• Líder
  ÿ bom no trato com pessoas.

Todas essas características são muito importantes para liderar bem uma equipe. Quanto mais delas tivermos, melhores resultados obteremos. Portanto, faça uma seleção das características que você ainda não possui e comece desenvolver isso em você.

Seu futuro profissional agradece! =)