Os segredos de uma comunicação dinâmica e eficaz

02.26.2008 by Jairo Siqueira in COMPORTAMENTO, Desenvolvimento Pessoal

Comunicação

10 minutos é o tempo que você tem para conquistar a atenção e o interesse de sua audiência. Os 10 minutos iniciais são fundamentais para você deixar claro os propósitos e a relevância de sua mensagem, evidenciar os benefícios que os ouvintes terão em ouvi-lo, firmar sua credibilidade e criar empatia com a audiência.

Este desafio está presente em todo tipo de comunicação: palestras, reuniões, apresentações de relatórios, propostas e projetos. Ele se renova por várias vezes, pois a cada 10 minutos a atenção dos ouvintes começa a diminuir e a se desviar para outros problemas e preocupações. Além de transmitir sua mensagem você tem que estar atento aos maus hábitos que os ouvintes levam para o local do evento. Esta realidade desagradável requer um cuidadoso planejamento para que você tenha sucesso em suas comunicações.

Como conseguir e manter o interesse de seus ouvintes

O planejamento de uma comunicação bem sucedida requer a observação de 5 aspectos: o orador, a mensagem, a audiência, os recursos e o ambiente. Falha em prestar a atenção a alguns destes aspectos pode resultar numa comunicação ineficaz. Não prestar atenção a muitos pode resultar em desastre.

Aspecto 1 - O Orador

Um dos componentes mais importantes em qualquer apresentação é a fonte da mensagem: o comunicador. Não há tecnologia ou recursos visuais que possam minimizar as deficiências de um mau comunicador. Há três fatores que devem ser cuidadosamente observados por todo comunicador:

Motivação	Energia e entusiasmo são indispensáveis para estabelecer a empatia entre o orador e ouvintes e conquistar a atenção e o interesse na mensagem. Um orador desmotivado torna a apresentação fria, árida e insuportável.
Credibilidade	As idéias somente são aceitas se o orador for considerado confiável. A credibilidade depende de sua reconhecida competência no tema, integridade de caráter e boa fé. O orador que é bem organizado é usualmente visto como competente. O orador com boa aparência, afável no trato e dinâmico é percebido como confiável.
Estilo	A maneira como a mensagem é apresentada complementa os objetivos do discurso. Uma apresentação bem escrita pode ser anulada por um estilo pobre ou inadequado. O estilo de um orador resulta da combinação vários fatores: dicção, volume e tom da voz, postura, gestos, expressões faciais e aparência pessoal. O bom comunicador é capaz de ajustar seu estilo ao tema tratado e ao tipo de audiência.

Aspecto 2 - A Mensagem

A mensagem abrange tudo o que o orador diz ou faz, verbalmente ou não verbalmente. O componente verbal pode ser analisado em termos de três elementos básicos: conteúdo, estilo e estrutura.

Conteúdo	ÿ o que você diz a respeito do tema abordado. O conteúdo é a essência de seu discurso ou apresentação, resultante de suas análises e pesquisas. Estude o tema em profundidade e decida o quanto você falará sobre cada tópico e a seqüência em que eles serão apresentados. ÿ importante que você considere as expectativas e necessidades da audiência, limitações de tempo e os conhecimentos dos ouvintes sobre o assunto tratado.
Estilo	ÿ a maneira como você apresenta o conteúdo de sua mensagem. Estilos podem variar de muito formal a muito informal. A maioria das apresentações está entre estes dois extremos. Em cada caso, o estilo deve ser determinado de acordo com o orador, a audiência, a ocasião e o ambiente.
Estrutura	ÿ o modo como a mensagem é organizada. A mensagem deve ser organizada seguindo o conselho clássico: Diga a eles o que você vai dizer, diga o que você disse que ia dizer, diga a eles o que você disse. Há muitas variações, mas em todos os casos a estrutura deve incluir: uma introdução, o corpo e o encerramento.

A Introdução tem os propósitos de despertar o interesse dos ouvintes e informar o que eles ouvirão. Ela deve ser impactante e levantar a curiosidade dos ouvintes. Em algumas situações ela pode ser provocativa e causar uma inquietação momentânea. A introdução pode incluir:

O propósito ou a principal mensagem de sua apresentação.
Uma frase ou estatística chocante.
Uma citação interessante e motivadora.
Uma pergunta ou afirmação provocante.
Uma história, caso ou experiência interessante e relevante.

O Corpo é a parte da mensagem onde você apresenta seus argumentos e os pontos em que eles se baseiam. Os argumentos mais convincentes e bem sucedidos contêm quatro distintos componentes que fornecem o embasamento essencial para o seu raciocínio:

Suposições: algo aceito como verdadeiro ou conhecido; hipóteses; pressupostos.
Evidências: o conjunto de fatos ou informações disponíveis indicando se um raciocínio, conclusão ou proposição são verdadeiros ou válidos.
Razões: motivos bons ou óbvios para se tomar uma ação ou fazer algo; vantagens; benefícios.
Conclusão: um julgamento ou decisão alcançada mediante raciocínio; afirmação; proposição; recomendação.

A omissão de qualquer uma destas partes resulta num argumento incompleto ou falho, que os ouvintes tendem a rejeitar. Organize a seqüência destas quatro partes de modo que o raciocínio flua naturalmente e mantenha a audiência atenta e interessada.

O Encerramento serve para fazer um resumo dos principais pontos de sua apresentação e enfatizar suas conclusões. Encerre com uma afirmação vigorosa e motivadora.

Aspecto 3 - A Audiência

Analise previamente quem serão seus ouvintes para decidir como suas idéias serão apresentadas. Esta análise assegurará a apresentação certa para a audiência certa. Para conhecer sua audiência procure respostas para as seguintes perguntas:

Quem são eles? Quais suas idades, sexos, níveis de educação, etc.
Quais são seus interesses, necessidades e expectativas?
O que eles conhecem sobre o tema tratado?
O que valorizam e que “linguagem” eles falam (vendas, marketing, finanças, produção, etc.)?

Aspecto 4 - Os Recursos

Considerando o tema de sua apresentação e a sua audiência decida e planeje os recursos de apoio. Estude a combinação adequada da exposição verbal com gráficos, diagramas, fotos, objetos, música e vídeos. Use recursos visuais relevantes e persuasivos que ajudem a interpretar, dramatizar ou simplificar sua argumentação.

Aspecto 5 - O Ambiente

O lugar onde você realiza sua apresentação pode fortalecer ou interferir no seu sucesso. Examine o local e as instalações para assegurar sua adequação, o conforto dos ouvintes e a ausência de ruídos e outras coisas que possam interferir na atenção e concentração dos ouvintes.

Para estar verdadeiramente preparado para uma apresentação dinâmica e eficaz, você deve estar atento aos cinco aspectos discutidos acima. O domínio destes cinco aspectos requer prática e perseverança, mas seu esforço será bem recompensado.