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Com o emprego de recursos visuais adequados e de boa qualidade, você pode conquistar o interesse de seus ouvintes, controlar a atenção e fortalecer a sua capacidade de persuasão. Recursos visuais pobres podem destruir a sua apresentação, passando a impressão de falta de cuidado e de pouco domínio do assunto.

Utilizando técnicas e ferramentas de comunicação visual apropriadas, você conseguirá:

• Aumentar a participação da audiência.
• Melhorar a compreensão da sua mensagem.
• Aumentar a retenção do que foi apresentado.
• Explicitar fatos e conceitos complexos.
• Reforçar pontos chaves.
• Causar impacto e prender a atenção.
• Transmitir uma imagem profissional.

Usadas de forma inadequada, as mesmas ferramentas podem aborrecer, alienar e confundir seus ouvintes e inibir a comunicação, afetando sua imagem e credibilidade.

Entre todas as ferramentas disponíveis, o PowerPoint é a mais utilizada. Em 2002, a Microsoft estimou que são realizadas mais de 30 milhões de apresentações por dia usando o PowerPoint. Deveria ser uma ferramenta melhor utilizada, mas é decepcionante constatar que muitos não sabem usar corretamente esta poderosa ferramenta e como isto afeta negativamente a boa vontade e a atenção da audiência.

Em pesquisa realizada em 2003, David Paradi (Guide to PowerPoint, Prentice Hall) perguntou a 159 pessoas de vários países sobre as três coisas que mais as aborreciam nas apresentações com o PowerPoint. O quadro a seguir mostra as percentagens de pessoas que citaram as coisas mais irritantes:

42% dos pesquisados informaram que mais de 40% das apresentações contêm alguns destes elementos irritantes. Apreende-se desta pesquisa que o PowerPoint tem sido mal utilizado, e que os palestrantes precisam aprimorar o emprego desta ferramenta e se preparem melhor para suas apresentações. Está claro que a maior fonte de irritação está no texto e na maneira como o palestrante apresenta suas informações. Os slides do PowerPoint são os elementos de apoio à mensagem e não de substituição do palestrante, e nem de servirem como uma apostila detalhada.

Alguns pontos importantes a serem considerados na preparação de seus slides:

O PowerPoint não é um processador de texto.

É importante que o orador monte seus slides com textos relevantes, curtos e legíveis, e os complemente com sua fala. Simplesmente sobrecarregar os slides e lê-los irrita a audiência e prejudica enormemente sua mensagem e sua capacidade de persuasão. Uma apresentação não é uma leitura de textos, mas uma explanação de coisas que estão acima e além do que está nos slides. De outra forma, seria mais confortável e prático que as pessoas lessem os slides em casa ou no escritório.

O texto é a parte mais importante de sua apresentação

Além de cuidar que seu texto seja curto e relevante, assegure-se de que seja legível. Alguns pontos a observar:

• Use, no máximo, dois tipos de letras (fontes).
• Use tipos de letras simples e de fácil leitura, como Arial, Tahoma e Verdana.
• Use letras grandes e legíveis. Para a maioria das situações 18 pontos é o menor tamanho recomendado. Considere a distância máxima e o tamanho da tela.
• Realce idéias importantes com negrito, itálico, sublinhado e cores, mas sem exageros.
• Utilize, no máximo, seis linhas de texto por slide.
• Erros gramaticais e de digitação são inaceitáveis. Confira duas vezes e depois solicite que alguém faça uma conferência final.
• Use contraste de cores para realçar o texto e melhorar a visibilidade e a legibilidade.

Não abuse de marcadores (bullets)

Os marcadores são ótimos para separar e ressaltar os vários conceitos contidos num slide. No entanto, a seqüência de vários slides compostos somente de textos e marcadores pode se tornar enfadonha. Use imagens (figuras, gráficos, fotos, etc.) em lugar de alguns dos textos com marcadores e fale sobre os conceitos representados. Explore o poder das imagens para chamarem a atenção, despertarem a curiosidade, aguçarem o interesse e expressarem idéias.

Equilibre e harmonize os elementos do slide

Exageros no uso de textos, gráficos e filmes podem levar a resultados negativos. Equilibre e harmonize o uso destes recursos. Use o texto para que a audiência entenda e acompanhe o que está sendo falado; use gráficos e multimídia para adicionar tempero ao seu texto.

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